Scan-On-Demand – physische Dokumente digital verfügbar
Mit der Scan-on-Demand Lösung nutzen Sie die Kostenvorteile der physischen Archivierung im Vergleich zur Digitalisierung, und genießen dennoch den Vorzug, die benötigten Dokumente digital verfügbar zu haben. Der schnelle Zugriff ist jederzeit gesichert. Definierte Prozesse erleichtern und professionalisieren das Dokumentenmanagement.
Als Spezialist für Dokumentenmanagement haben wir vielfach das Business Process Outsourcing übernommen und aus unseren Erfahrungen mit aktiven Registraturen das Scan-On-Demand ("Aktive Akte") entwickelt. Damit schließen wir eine Lücke für den Übergang von physischer zu elektronischer Aktenführung.
Aktives Aktenmanagement mit viel Erfahrung
Dokumentenaufnahmen mit entsprechender Sortierung in die Akte
Zustellung gewünschter Dokumente in digitaler Form aus der Akte durch Scan-On-Demand
Archivierung und Vernichtung von Akten
Vollständiges Dokumentenmanagement (Sortierung, Klassifizierung und Erfassung) Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung wie z.B. Antragserfassung, Datenverifizierung etc.
Der Ablauf von Scan-On-Demand
Fünf Arbeitsschritte sichern einen reibungslosen Ablauf im Scan-On-Demand-Prozess:
- Recherche der Akten über die Online-Plattform
- Anforderung der gewünschten Dokumente
- Sofortige Aktenziehung im Aktenarchiv
- Sofortige Digitalisierung des Dokuments mit dem Scan-On-Demand-Prozess
- Bereitstellung über einen SFT-Server oder Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte
Sämtliche Arbeitsschritte werden in unserem Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Dieser Vorgang gehört zur Digitalisierung des Dokuments. Sie möchten Ihre digitalisierten Dokumente in unserem elektronischen Online-Archiv aufbewahren? Profitieren Sie von unseren Service-Leistungen im Bereich digitale Archivierung
Ihre Vorteile
Sichere physische Aufbewahrung Ihrer Akten bzw. aktiven Registratur.
Vereinfachte Sachbearbeitung durch die digitale Verfügbarkeit in Ihrem Dokumentenmanagement-Prozess.
Kostensparende externe physische Archivierung im Vergleich zur aufwendigen kompletten Digitalisierung von Altbeständen.
Wir gewährleisten sofortigen Dokumentenzugriff - je nach Service Level.
Unsere Prozesse sind effizient und sicher.
Kontaktieren Sie uns!
Wir beraten Sie gerne kostenfrei zu unseren Dienstleistungen.
Scan-on-Demand ist eine Dienstleistung, die die Vorteile der physischen Archivierung mit der digitalen Verfügbarkeit von Dokumenten verbindet. Benötigte Unterlagen werden erst bei Bedarf digitalisiert und bereitgestellt. Dadurch profitieren Unternehmen von den Kostenvorteilen der Aktenarchivierung und erhalten gleichzeitig schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.
Mit Scan-on-Demand können archivierte Dokumente bei Bedarf digital angefordert werden. Nach der Recherche über die Online-Plattform wird die gewünschte Akte im Archiv bereitgestellt, das benötigte Dokument digitalisiert und anschließend über einen SFTP-Server oder eine Schnittstelle direkt in die elektronische Akte übertragen. Sämtliche Arbeitsschritte werden dabei nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.
Nein. Mit Scan-on-Demand werden Dokumente erst dann digitalisiert, wenn sie benötigt werden. Dadurch können Akten weiterhin physisch archiviert werden, während einzelne Dokumente oder ganze Akten bei Bedarf digital bereitgestellt werden.
Standorte REMONDIS-Gruppe
Entdecken Sie die Welt von REMONDIS mit rund 1.500 Niederlassungen und Beteiligungen in über 30 Staaten.