Digitale Verarbeitung von Personalakten
Personalakten zu digitalisieren, gehört zu unseren Hauptkompetenzen
In den letzten Jahren sorgte die Verlagerung von Arbeitsplätzen in das Home-Office oder Angebote wie Work-Vacation für einen steigenden Bedarf an digitalen Personalakten. Daher gewinnt auch das Thema papierloses Büro immer mehr an Bedeutung. Im Zuge der Einführung einer elektronischen Personalakte werden die physischen Bestandsakten digitalisiert, um die Personalakte digital verfügbar zu machen und sie in die neue Software zu übertragen. Personalabteilungen verfügen meist nicht über die nötigen Ressourcen und Ausstattungen. Zusätzlich gibt es eine Reihe von Datenschutz- und Mitbestimmungsauflagen, die beachtet werden müssen und weitere Herausforderungen darstellen. REMONDIS OFFICE SYSTEMS Austria arbeitet über Kooperationen mit führenden Softwareherstellern, um dem Anwender eine auf seine Software angepasste Verarbeitung der Bestandsakten zu ermöglichen.
Als Experte für Scandienstleistungen bieten wir Ihnen eine professionelle Lösung für die Digitalisierung Ihrer Personalakten an – inklusive T-RESICAN für die höchsten Sicherheitsstandards.
Vertrauen Sie dem Profi
Durch jahrelange Erfahrungen und zahlreiche Projekte in diesem Themengebiet hat REMONDIS einen hohen Spezialisierungsgrad entwickelt, von welchem neue Anwender profitieren. Unsere Prozesse sind zertifiziert, wir achten auf die strenge Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und speichern Ihre Daten vorübergehend bis zum Projektabschluss in unseren eigenen Rechenzentren in Deutschland. Durch unser ausgewiesenes und umfangreiches Partnernetzwerk, können wir die wichtigsten und gängigsten Schnittstellen sowie Softwaremodule bedienen.
Kompetente Begleitung durchs Projekt – ein Ansprechpartner für alles
Einsatz von modernsten Scan-Softwareverfahren
Deutschlandweit vertreten
Akten können nach der Digitalisierung auf Wunsch archiviert oder vernichtet werden
Komplette Vorarbeit wird geleistet (Entklammern, Glätten, etc.)
REMONDIS bildet die Schnittstelle zu den Softwareanbietern
Hohe Expertise in der Dokumententyp-Erkennung
Umsetzung durch ausnahmslos eigene Gesellschaften
Einführung: Digitalisierung von Personalakten
Die ersten Schritte: Um die Einführung Ihrer digitalen Personalakte effizient abzubilden, sind für uns Vorbereitungsschritte von hoher Bedeutung. Wir beraten Sie früh vor Auftragserteilung und helfen bei der Erstellung einer digitalen Aktenstruktur.
Danach organisieren wir einen Kick-off-Workshop, um die weiteren Vorgehensweisen zu besprechen. Außerdem präsentieren wir Ihnen die Ergebnisse einer ersten Musterverarbeitung, um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, wie Ihre Akten nach dem Digitalisierungsprozess aussehen. Wenn das Ergebnis stimmt und es keine Änderungswünsche mehr gibt, wird der weitere Aktenbestand gescannt und digitalisiert.
Datenschutzkonform
Im Umgang mit sensiblen Daten müssen die Datenschutz-Anforderungen beachtet werden. REMONDIS OFFICE SYSTEMS in Österreich ist sich der Verantwortung bewusst und gewährleistet die Sicherheit während des ganzen Projektes.
Dezentrale Verfügbarkeit
Immer und überall verfügbar: Schaffen Sie eine neue Art der Flexibilität für sich und Ihre Mitarbeiter. Durch die gescannten Akten ist eine digitale Aktenstruktur und folglich eine Bearbeitung von überall möglich. Durch Zugriffsregelungen kann die Sicherheit der digitalen Personalakten gewährleistet werden.
Kürzere HR-Prozesse
Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen Sie für kürzere und schnellere Prozesse mit einer digitalen Aktenstruktur.
Ablauf des Projektes
Wir unterstützen Ihre Projekte ganzheitlich und bringen Sie schnell an den Start. Durch unser weites Standortnetz haben wir viele Kapazitäten und können daher Projekte jeder Größe problemlos abwickeln. Dabei gehen wir auf Ihre Anforderungen ein und verantwortungsvoll mit Ihren Daten um. Um die Digitalisierung Ihrer Personalakten schnell und sicher abwickeln zu können, setzen wir auf Hochleistungsscanner. Hierdurch gewährleisten wir, dass selbst eine große Menge an Personalakten zeitig gescannt werden kann. Nach der Digitalisierung können wir uns auch weiterhin um Ihre Personalakten kümmern. Liegen diese digital vor, können die physischen Akten entweder vernichtet (nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen) oder eingelagert werden. Auch hier steht Ihnen REMONDIS gerne als Ihr erfahrener Partner zur Seite.
Datenschutz für die digitale Personalakte
Personalakten beinhalten hochsensible Daten und müssen daher mit besonderer Sicherheit verarbeitet werden. Wir gehen vertrauensvoll mit Ihren sensiblen Daten um und gewährleisten die vollständige Sicherheit während des ganzen Projektes. Wir verfügen über alle nötigen Zertifikate sowie verschiedene Schutzklassen.
Kontaktieren Sie uns!
Wir beraten Sie gerne kostenfrei zu unseren Dienstleistungen.
Fragen und Antworten zur Digitalisierung von Personalakten
Ja. Im Rahmen der Digitalisierung von Personalakten werden die Dokumente digital erfasst und für die weitere Nutzung in einer elektronischen Personalakte aufbereitet.
Nach Abschluss des Projekts kann die physische Personalakte, abhängig von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und individuellen Anforderungen, entweder eingelagert oder datenschutzkonform vernichtet werden.
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